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提高团队效率的协作工具有哪些？（附使用技巧）
叶秋2019-09-12【站长推荐】人已围观
简介当管理多人协作的大型项目，就会涉及到 资金、人员（内外部）、设备、资源。项目进度 和 开发预算 就变得尤其重要，这次来跟大家聊一下项目管理的工具：管理、协作、沟通、文档、文件
当管理多人协作的大型项目，就会涉及到 资金、人员（内外部）、设备、资源。
项目进度 和 开发预算 就变得尤其重要，这次来跟大家聊一下项目管理的工具：
管理、协作、沟通、文档、文件，日常使用，方便（减少）沟通（扯皮），能大大提高工作效率的那种。
适合对象：各位产品汪 设计小公举 程序猿 运营喵......
阅读时长：约10分钟
重点介绍：任务进度、协作、沟通、文档、文件的工具，附使用技巧
文章概述：
1.进度：Omniplan
1.1为什么放弃Excel，去用omniplan？
1.2omniplan的使用技巧
2.协作：任务看板的使用技巧
3.沟通：放弃微信用什么沟通
4.文档：团队沉淀知识库
5.文件：大文件同步和分享
6.总结：相关软件下载
一、任务进度：放弃Excel用什么
1.什么是Omni全家桶？
The Omni Group 是一家专门从事效率和生产力软件开发的美果公司，团队不大，这50多人却开发了很多效率工具，用自己的团队证明了什么是一个高效率的互联网公司。
The Omni Group 家族主要有四款，如图所示：
- OmniFocus：主要用于个人事务的不同维度的清单管理
- OmniGraffle：绘图神器，包括流程图、组织结构图、插图、脑图、原型等
- OmniOutliner：写文章提纲必备
- OmniPlan（本文介绍）：主要用于项目团队的进度、资源、成本管理
2.与 Microsoft Project 相比，OmniPlan 的优缺点：
▎简介美观的用户界面：与Microsoft Project相比 ，甘特图挺漂亮的
▎优秀的兼容性：兼容Microsoft Project
▎报表的生成与分享：支持转为 .html 格式，方便给未安装软件的同事预览。
▎仪表盘（Dashboard）：同时对比多个项目的进展情况
▎多平台支持与同步协作：免费的 Omni Sync Server 同步服务，便于团队成员间互相共同编辑与操作。
3.使用技巧：挖坑，下篇再写，感兴趣的可以查看 官方中文介绍文档
二、团队协作：任务看板的使用技巧
理想工具满足：
1.支持跨部门协作
2.学习成本低
3.任务列表支持 上传文件、图片、评论等
4.成本低，免费最好1、相关产品：
▎国外：
Asana 国内访问速度不行， 放弃▎国内：
Trello 起初不支持中文，团队使用有语言成本，放弃。（现在支持中文了）
Github 间歇性抽风，放弃
Tower 不支持聚合服务，比如这些：Teambition：没深度使用，不予评价
明道：没深度使用，不予评价
Worktile：现在正在用的
2、工具推荐：Worktile
从 交流靠喊 -> Worktile -> Trello -> Tower，最后全面转向了Worktile，目前正在使用。兜兜转转一大圈，又回来了用Worktile。
第二次使用，细节方面比之前的体验好多了，不过还有很大的改进空间。Worktile 4.0最新版改变还是挺多的，Worktile 4.0介绍
使用理由：
√ 免费，团队成员、项目、任务无上限
√ 支持跨部门协作
√ 任务列表 功能全面，基本满足日常需要，支持小段文本描述，大篇文章使用 石墨文档 分享链接替代
√ 全文搜索功能也很帅，只要能想到任务包含的任意一个词语，准确度还不错。再多的任务都能从中找到需要的信息
吐槽：有时候间歇性抽风打不开，可能是本汪网络问题吧？3、看板使用技巧
我司的每一个职能部门（产品、UE、开发、运营、市场）都一个专属的 项目看板，大家都在各自团队的 看板 中挪动自己的 任务。但是各个 项目看板 之间是可以任意访问的，例如运营可以去开发看板提交用户反馈的 bug。
我们有五个项目看板，以职能划分：产品 UE 开发 运营 市场
每个项目看板，以状态划分：本周任务、今日任务、正在做、待检查、已完成、未来任务
每个看板里有不同的任务列表来表示任务的进度，每一个工作任务都是一个卡片。在我们开发的 看板里面，每个列表代表不同的进度。
- 本周：本周需要完成的任务列表，每周一晨会之前大家需要提前建立好本周需要完成的任务。
- 今日：当天需要完成的工作任务列表。
- 正在做：当前正在做的工作任务列表。
- 待检查：已经完成但还需要检查的工作任务列表。
- 已完成：本周完成的工作任务列表，版块负责人在检查任务完成情况后，挪到此版块。每周结束后，统一 归档里面的任务卡片。
- 未来任务：超过本周安排计划的工作任务列表，一般存放的是需要在一周后才开始的卡片。
▎我们还规范了Worktile的使用规范：
- 每个 任务 都必须有一个人负责完成；
- 正在做 中的任务，每个人标记的任务不能超过两个，不是当前正在进行的 任务 需要及时挪动到 TODO 里面；
- 每一个 任务 都需要完善描述信息、标签以及截止日期，做到任何一个人只要查看 任务 的内容就能接手任务；
- 任务 的工作任务必须是可完成、可衡量、有关联的。
- 任务状态：紧急重要 紧急不重要 重要不紧急 不紧急不重要
这样保证了在 Worktile 里面，每个人都能在了解团队进度的前提下，高效的完成自己的工作。
三、团队沟通：放弃微信用什么沟通
必须满足：
1.全平台覆盖，Win/Mac/IOS/Andriod/Web
2.下发任务，有阅读回执功能
3.数据安全，截屏流出可溯源
4.高度扩展性，融合其他第三方
可选功能：
5.电话会议
6.打卡签到
7.报销审批
8.员工请假
▎出发点：
- 微信太多群（不能折叠），经常漏消息
- 工作应该和生活分开，生活用微信，工作应该用其他的，这样工作效率也会更高。
▎放弃微信，我们用什么沟通？
现在企业协作有三个观点，各条方向都有人在探索：
- 一种是像teambition、worktile那样的“协作＋IM”模式，先建一个项目组，再根据项目进行沟通协作；
- 另一种则是钉钉、企业微信、班聊一类的“IM＋OA”，在聊天的基础上开始协同完成工作，并实现领导层的管理。
- 还有一种模式是“IM＋协作”，在此种模式中，IM则放在首要位置。零信（原名：瀑布IM）属于“IM＋协作”模式。作为一款企业沟通软件，零信最主要的特点便是把即时通讯和工作信息流整合在了一起。
而钉钉一类的OA产品，设计思路是自上而下，站在老板的立场，让老板更方便管理员工，例如，帮助老板钉一下员工，日志、审批、请假、报销等都是方便了管理层的随时审查。这样一来，就忽略了工作的主体——员工的用户体验和抵触心理，导致工具推广使用不畅。
企业微信是给员工用的，则更像是我们平时的“微信工作群”，对于管理方面，微信还是处于初级阶段，老板们用起来可以还稍显单调；但对于员工来说，可能会更加喜欢企业微信，因为除了在用户体验上接近微信之外，还能有休息一下、下班等福利功能。
▎所以我们的筛选标准应该是？
- 基础沟通功能：覆盖IOS/Andriod/Windows/Mac
- 支持扩展性：随着团队增长，打卡、报销、请假、都要跟上
- 融合第三方服务：比如ping++ 监控宝 和 worktile等
- 数据安全性：比如截屏流出可溯源
▎全部产品都体验了一遍，本来企业IM也没几家：
1、零信：IM+ ，支持第三方扩展，总体功能用着也挺舒服，就是缺少一些打卡，报销，请假，周报月报这些。
2、企业微信：腾讯出品，钉钉最大的竞争对手
微信的阉割版，除了配色和微信不一样，其他交互几乎是一致的。
手机上不支持自定义表情，所以想在企业微信上斗图的可以歇歇了。
支持：
√必备功能：全平台覆盖、阅读回执、高度扩展性
√可选功能：公费电话、打卡签到、报销审批、员工请假
总感觉腾讯做c端产品做习惯了，做b端产品也是以人为本，尽量少打扰用户的角度去做，比如休息功能：
3、钉钉：马云爸爸家的拳头产品，一出场就自带光环，跟企业微信没少撕逼，地铁大战、明星站台等。
支持：
√必备功能：全平台覆盖、阅读回执、高度扩展性
√可选功能：电话会议、打卡签到、报销审批、员工请假
以上说的都满足，该有的功能也都有，也免费（毕竟马云爸爸财大气粗），附带钉钉应用市场，也兼顾扩展性和第三方服务。
企业微信vs钉钉
钉钉是给老板用的，知道谁看了信息，钉一下可以拒绝装死，员工是否读了消息一目了然。这也是“钉钉”产品最深层的逻辑之一。但对于员工来说，可能一方面可以享受钉钉产品功能的丰富性，另外也可以会更易遭到老板对于工作的狂轰乱炸。
企业微信是给员工用的，则更像是我们平时的“微信工作群”，对于管理方面，微信还是处于初级阶段，老板们用起来可以还稍显单调；但对于员工来说，可能会更加喜欢企业微信，因为除了在用户体验上接近微信之外，还能有休息一下、下班等福利功能。
引用原文：企业微信和钉钉对比
4、RTX：有些同学在用
RTX又叫腾讯通，是腾讯公司推出的企业级即时通信平台，通过安装插件实现与微信企业号的信息同步连接，并且支持文字、图片、表情等多种会话模式。但由于RTX有个明显的缺点就是费用比较高，很多功能需要第三方公司来插手开发才能满足用户实际需求。
企业微信的前身就是RTX，只是更完善，界面更漂亮，三者关系：
- RTX：企业微信的前身
- 微信企业号：内部员工使用和连接外部供应商和客户
- 企业微信：仅限内部员工使用，RTX的接替者
2、工具推荐：企业微信或者钉钉
本来做企业IM的就没几家，筛选一下就剩下企业微信和钉钉了......
神仙打架，最后谁会赢？最后会不会出现赢家通吃？我们拭目以待。对了，你赌谁？
你们能动手就别bb，赶紧打，打个你死我活，剩一家企业市场的生态公司，这样我们的选择困难症就治好了。
3、使用技巧：
钉钉：到应用市场里面看看，支持石墨文档、Worktile好多第三方应用（最近钉钉联合阿里云、创新工场，又搞了个企业应用市场大赛，挺火的，以后应用会越来越多的）
企业微信：没啥说的，微信怎么用，企业微信就怎么用，不过是多了一些工作插件和应用而已。
RTX：支持企业微信插件，可以将RTX的消息和组织架构同步到企业微信，实现在手机上使用企业微信收发RTX消息。
四、团队文档：沉淀知识库的作用
必须满足：
1.支持多人协作编写一份文档
2.支持版本记录，可以随时还原
3.支持文档评论
4.支持对外分享
可选功能：
5.支持markdown
6.与IM软件融合
7.易用，颜值高
1、相关产品：石墨文档、一起写
2、工具推荐：石墨文档（国内版的Quip）
石墨文档：号称最优美的在线协作文档，写文档的时候，确实挺舒服的，支持markdown部分语法，协作、评论、修改历史、编写人员一应俱全，文档的编写体验挺棒，Excel功能刚上线，还在不断的更新。
一起写：功能挺全的，就是网页版的office，最流弊的这货ppt都支持。上张图你们感受一下：
反正我是颜值控，喜欢好看的，网页上不需要那么多功能，能导入文档识别成功就好了
3、团队知识库：
▎团队的创建一个轻松的开始，是高效团队协作的第一步，只需要输入群名称建立群并通过邀请链接邀请成员，就可以把团队建立起来进行协作了。
在团队协作中，知识管理是最重要的一个组成部分，但往往被忽略。
保留平时的工作讨论和修改历史，可以让团队新人能够在记录中找到完整的工作线索，以最高效率融入到工作中。
▎协同编辑Word Excel
针对Word和Excel，可以直接进行编辑，每个人的修改都会形成新的版本，且可以随时对比修改前后的区别。
▎团队沟通和讨论
团队协作中经常存在的围绕资料讨论的场景，针对这种场景，我们可以针对每一篇资料进行评论，从而使得知识管理中讨论的效率更高。
常见问题：石墨支持 Markdown 语法吗？
五、团队文件：大文件的同步和分享
理想工具满足：
1.全平台覆盖，Win/Mac/IOS/Andriod/Web
2.传输速度快，网络稳定
3.文件版本记录，随时回退任意版本
4.成员权限管理
5.文件日志查询
可选功能：
6.支持WebDAV
7.文档审阅
8.外部成员协作
1、相关产品：
国内： 亿方云 坚果云 百度云 360云盘
国外：Dropbox MEGA
2、工具推荐：亿方云
▎坚果云：最低版（30元/月/人，5人起卖，150/月是必须的）
之前介绍过坚果云，客户端功能很强大（国内客户端应该是做的最好的），网页端功能稍弱（网页端只能查看文件列表和分配权限）。
优点：
1.全平台覆盖
2.所有版本保留三个月，随时恢复和下载
3.支持Word PPT Excel版本对比
4.增量备份
▎亿方云：最低版免费（10人团队，容量100G，基本够用）
优点：
√1.免费套餐：10人团队，容量100G
√4.成员权限管理
- 支持协作：与外部成员同时协作，很强大
- 发起审阅：如果有文件需要其他人的批复，可以选择发起审阅
- 锁定文件：相当于只读，不允许他人修改、编辑、重命名等
- 内网加速：处在同一局域网内有加速效果
- 文件评论：每个文件均可评论，支持艾特同事
- 文件标签：快速找到所需文件
缺点：
- 免费用户版本记录只支持10个，日常使用很少超过10个历史版本，对吧？
曲线救国方案：
xxxx登录注册-1.0 10个版本
xxxx登录注册-2.0 10个版本
xxxx登录注册-3.0 10个版本
- 其他：挖坑，刚开始用亿方云，等过一段时间再来补充
3、使用技巧：
以下文件使用亿方云分享，检验以下分享的效果：
1.多种格式预览：在线Demo，支持psd和ai格式！！！
2.常用使用技巧：汇总介绍
六、总结：生命不息，折腾不止
团队协作这个玩意，需要很大的迁移成本，不是你自己用的嗨就行了，毕竟涉及公司所有人的工作习惯，需要让所有人认可这样的工作方式，如果有人抵触这么干，肯定效果会大打折扣。
本文推荐的一些工具，都是我司日常使用的，生命不息，折腾不止，未来有很大可能就不用了，其实企业产品不管怎么变，都离不了这几类：
日常管理：
管理：项目甘特图，涉及资金、人员、设备、资源、以及外部人员的管理
协作：任务协作，明确每个人的任务和截止时间
沟通：放弃微信和qq，我们用什么沟通
文档：团队文档知识库的沉淀
文件：内部文件的分享和同步
产品相关：
产品：思维导图「功能模块」 → 需求文档「流程逻辑」，原型设计「信息架构」→ 评审；
设计：准备工作 → UI设计 → 交互设计 → 评审→ 标注切图；
开发：开发跟进 → 用例测试 → 上线→ bug跟踪；
最后，企业产品会出什么幺蛾子？会出现一统天下的赢家吗？我们拭目以待。
我所说的，都是错的。 —张小龙
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